Comment indexer ma ressource et sous quel format numérique la partager ?
Ce guide a été créé par : Emmanuel Laurent et Ariane Saive dans le cadre d'un travail collectif piloté par S.mart Academy entre Mai et Octobre 2023.
Pour faciliter le partage de sa ressource et sa réutilisation, il est très utile de fournir des éléments clairs pour comprendre le contexte et son contenu : les classiques données (auteur, titre, date,...) mais aussi les dates des versions, les documents initiaux,... Pour faciliter la lecture et la réutilisation des ressources par d'autres que soi-même, il convient d'utiliser des formats numériques ouverts qui permettent de modifier le document pour générer un support adapté à son usage et le repartager ensuite.
Comment indexer et partager ma ressource avec les données pertinentes ?
Pour faciliter l'identification du document et la compréhension de son contenu, une bonne pratique est de rappeler sur l'entête du document ces éléments :
Auteur(s) avec son organisation (université, institut, ...)
Titre / Sous-titre
Date de création (ou de mise à jour avec des indications de version)
Résumé et/ou mots clés
Licence du document
Formats numériques, de la ressource, qui sont disponibles (par exemple PPTX et PDF)
Source du document initial (notamment lorsque le document partagé est une modification/évolution d'un document existant sous licence libre).
Ces éléments permettent de comprendre le contexte de son contenu et de faciliter sa réutilisation, ainsi que décrit dans l'introduction "Parties du guide".
Une pratique simple peut être de rajouter, en début d'un support de formation, une page avec ces différents éléments.
Sous quel format numérique partager ma ressource ?
Pour les documents textuels, le format ODT/ODP ou à défaut un format courant comme DOCX/PPTX est conseillé.
Pour les images, l'usage de formats SVG est également fortement recommandé car c'est un standard couramment utilisés par des logiciels de dessin.
L'utilisation de formats comme le PDF pour les textes et les PNG/JPG pour les images permet une lecture facile car utilisés couramment. Mais, il faut garder en tête que ce ne sont pas des formats qui permettent une modification du contenu, parce ce n'est pas l'objectif de ces formats, et, même s'il existe des logiciels pour modifier les contenus d'un PDF, cela reste très peu commode.
Idéalement, pour un support de formation, il peut être utile de partager la version PDF, pour visualiser le contenu rapidement, et le format ODP ou PPTX pour pouvoir le réutiliser et le modifier.
D'autres formats numériques peuvent être utilisés pour des cas particuliers lorsque les formats recommandés ne sont pas adaptés.
Ressource pour aller plus loin : l'usage de formats ouverts est de toute manière fortement recommandé et cette page wikipedia en donne une liste exhaustive.
🧰 Boîte à outils 🧰
Partager une ressource sur S.mart Academy
Sur la plate-forme S.mart Academy, un formulaire permet de guider le dépôt d'une ressource en fournissant ces différents éléments.
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